Date de remise des documents pour les audiences électroniques
2.1 À moins que la Commission l’autorise ou l’exige et en dépit de la règle de procédure 30.2 de la CCC, les documents sur lesquels le praticien de la santé, le médecin traitant, l’évaluateur ou toute autre partie à qui incombe le fardeau de la preuve entendent se fonder à l’audience doivent être transmis à la Commission par télécopieur ou courrier électronique au plus tard à 10 h le jour ouvrable précédant l’audience. La ou les autres parties doivent fournir leurs documents au plus tard à 14 h le jour ouvrable précédant l’audience. La partie qui remet la documentation à la Commission doit fournir la même trousse de documentation à toutes les autres parties au même moment ou plus tôt. La Commission ne fournira pas de documents aux parties ou ne servira pas d’intermédiaire entre les parties pour la divulgation ou la communication de documents. Les parties ont l’obligation de fournir l’information directement à toutes les autres parties.

2.1.1 Les documents reçus après la date prescrite ci-dessus peuvent être acceptés à la discrétion du groupe d’experts en tenant compte de certains facteurs, incluant:

1. ) Si l’information était accessible avant 10 h le jour ouvrable précédent;
2. ) La nature des documents fournis et l’importance qu’ils pourraient avoir pour la tenue d’une audience complète et équitable;
3. ) Tout préjudice causé aux autres parties et si ce même préjudice peut être résolu au moyen d’une pause ou d’un ajournement;
4. ) Retard indu à l’instance.

Format de la trousse de documentation
2.2 Les parties doivent tout mettre en œuvre pour veiller à ce que les trousses de documentation soient fournies en format Adobe PDF et comme suit:

• L’objet du courriel ou la page couverture de la télécopie doivent inclure le numéro de dossier à la Commission (ou la date de l’audience si le numéro de dossier est inconnu) et les initiales du requérant/patient;
• L’objet doit inclure le titre du document, par exemple « Trousse de documentation du médecin 1 de 1 » ou « Trousse de documentation du requérant 1 de 2 », etc.
• Si des documents actualisés sont exigés, seuls les documents actualisés seront fournis en précisant clairement qu’il s’agit, par exemple, du second document d’une trousse contenant deux documents.
• La documentation doit être pertinente aux enjeux sur lesquels se penche le groupe d’experts, structurée (sommaire, formulaires, notes cliniques et documents) et lisible.

Observations vidéo, audio et autres observations
2.4 Comme stipulé dans la règle de procédure 29.2 de la CCC, tout élément sur lequel une partie entend se fonder doit être produit dans un format accessible et pouvant être conservé par la Commission et les parties. Par exemple, les enregistrements audio ou vidéo doivent être fournis dans un format électronique permettant de les utiliser et de les sauvegarder. En règle générale, les objets physiques ne seront pas acceptés comme preuve lorsque des photographies ou autres moyens de produire la preuve permettent d’atteindre ce but.