FICHE D’INFORMATION
AUDIENCES PAR VIDÉOCONFÉRENCE
La Commission prévoit actuellement que toutes les audiences se déroulent par téléconférence ou vidéoconférence. Les audiences par vidéoconférence sont réalisées à l’aide de Zoom.
Lorsqu’il est prévu qu’une audience se déroule par téléconférence et que les deux parties souhaitent plutôt se réunir par vidéoconférence, une demande mutuelle peut être présentée par écrit à la Commission au plus tard un jour ouvrable avant l’audience prévue. De même, lorsqu’il est prévu qu’une audience se déroule par vidéoconférence et que les deux parties souhaitent plutôt se réunir par téléconférence, une demande mutuelle peut être présentée par écrit à la Commission au plus tard un jour ouvrable avant l’audience prévue. La Commission fera tout son possible pour répondre aux demandes mutuelles de changement de format de l’audience, de la téléconférence à la vidéoconférence et vice versa, dans la mesure du possible. Si une demande n’est pas faite mutuellement, la Commission ne convertira pas l’audience et la partie pourra soulever la question devant le comité lors de l’audience.
Un membre ou un groupe de la Commission peut ordonner qu’une affaire soit traitée selon un format particulier, soit par téléconférence ou vidéoconférence, de sa propre initiative ou à la demande d’une partie. Ces questions peuvent être tranchées par voie juridictionnelle lors d’une conférence de cas ou d’une audience.
En date de février 2022, un certain nombre d’établissements tiennent la majorité des audiences par vidéoconférence par défaut. La Commission prévoit continuer d’accroître le recours à la vidéoconférence pour les audiences lorsque les ressources le permettent.
Toutes les Lignes directrices et les Règles de pratique de la Commission sur le consentement et la capacité s’appliquent aux audiences par vidéoconférence.
Ce qui suit est fourni pour faciliter un processus d’audience équitable et sans heurts.
TECHNOLOGIE
Pour participer à une audience Zoom, vous avez besoin de l’application Zoom, d’une connexion Internet haute vitesse fiable, d’un appareil (ordinateur, ordinateur portable, tablette, téléphone mobile) connecté à Internet haute vitesse, d’une caméra intégrée, de haut-parleurs et d’un microphone (ou de logiciels complémentaires) ainsi que d’une bande passante suffisante.
Quand la date de l’audience est fixée, préparez et vérifiez votre équipement avant la tenue de l’audience et assurez-vous que votre environnement est adéquat (p. ex. proximité d’un modem, environnement professionnel et lieu calme présentant le moins de distractions possible).
DOCUMENTATION
La documentation relative à l’audience sera fournie selon la procédure habituelle, conformément aux règles de pratique et à la ligne directrice no 4 de la Commission du consentement et de la capacité. Il convient de tout mettre en œuvre pour garantir la pertinence de la documentation.
En règle générale, le partage des documents sur écran ne sera pas autorisé.
AVANT L’AUDIENCE
Les audiences par vidéoconférence sont planifiées pendant les heures de séance ordinaires de la Commission, avec une plage horaire de deux heures.
Avant l’audience, les participants et les membres du comité recevront un lien pour accéder à l’audience Zoom, l’identifiant de la réunion, le mot de passe et les numéros de téléphone pour les participants qui ne pourront pas se joindre à l’audience par vidéoconférence. Le code vestimentaire doit être conforme aux normes professionnelles pour les participants.
PENDANT L’AUDIENCE
Les participants se joindront à l’audience en cliquant sur le lien fourni. Sinon, l’application Zoom peut être ouverte, et le participant appuie sur le bouton « Rejoindre » ou « Rejoindre une réunion » et entre l’identifiant et le mot de passe. Les participants doivent indiquer leur nom complet et leur rôle dans le cadre de l’audience.
La réunion Zoom sera ouverte aux participants quelques minutes avant l’audience. Les participants seront d’abord placés dans une « salle d’attente », puis admis, lorsque l’audience commencera.
Pendant l’audience, seules les parties et le comité comparaîtront sur vidéo, à quelques exceptions près, comme le recours à un interprète. Les témoins peuvent comparaître pendant leur témoignage. Tous les autres observateurs doivent désactiver la fonction vidéo.
Les participants sont priés de se mettre en sourdine lorsqu’ils ne parlent pas afin de réduire le bruit de fond.
L’enregistrement de l’audience et la prise de captures d’écran et de photos de l’audience ne seront PAS autorisés. Les audiences seront enregistrées par un sténographe judiciaire selon la procédure habituelle.
Si un participant quitte pendant l’audience, en raison de problèmes techniques ou autres, des efforts seront déployés pour résoudre le problème. L’échange de numéros de téléphone au début de la réunion peut permettre d’y parvenir.
Des salles de discussion seront disponibles pour des discussions privées.
Ces lignes directrices sont destinées à assurer le bon déroulement de l’audience, mais les membres du comité peuvent choisir de modifier certaines d’entre elles pour les adapter à la question précise qu’ils traitent. Les audiences par vidéoconférence de la Commission se veulent conformes aux principes de justice naturelle et d’équité procédurale.
UTILISATION DE ZOOM
Pour plus d'informations sur l'utilisation de Zoom, veuillez visiter le site Web d'assistance de Zoom :
Certaines ressources de Zoom que vous pourriez trouver utiles :
Participer à un appel vidéo Zoom – Assistance Zoom
Tester l’audio d’un ordinateur ou d’un appareil – Assistance Zoom
Comment puis-je tester ma vidéo ? – Assistance Zoom
Modifier votre image virtuelle d’arrière-plan – Assistance Zoom
Contrôle des participants lors d'une réunion – Assistance Zoom